¿Hay que guardar una copia del DNI del huésped?

Qué hacemos exactamente

La cámara lee la banda del documento, se comprueban los dígitos de control, se rellenan los campos del registro, y el fotograma se descarta en el mismo momento. No hay un sitio donde se guarde, no hay copia de seguridad de las imágenes, y no hay un “por si acaso”.

Lo que queda son los campos del registro de viajeros. Esos sí se guardan, porque son los que la ley te obliga a tener, y estaban igual de guardados cuando se rellenaban a mano en el mostrador.

Por qué no es solo una cuestión de privacidad

La imagen de un documento de identidad es de lo más sensible que pasa por un hotel. Guardarla te convierte en su custodio, y el día que haya un problema, el problema es de quien la tiene.

El reglamento europeo dice que no se guarda lo que no hace falta para lo que estás haciendo. Y aquí no hace falta: un campo verificado hace el trabajo del registro, y la imagen no le añade nada.

Si guardas la imagen para poder demostrar que comprobaste el documento, estás guardando la prueba y el riesgo en el mismo sitio. Nuestra manera de demostrarlo es otra: queda registrado que los dígitos de control cuadraron.

Esto no es asesoramiento legal, y no somos abogados: es lo que hacemos nosotros y el motivo. Lo que tu hotel deba conservar, y cuánto tiempo, te lo tiene que decir tu asesoría.

Y si el hotel quiere guardarla igualmente

Es su decisión y su responsabilidad. Nosotros no lo hacemos y no lo ofrecemos, y no es una limitación técnica: es la posición. Un hotel que necesite archivar imágenes de documentos necesita otra herramienta y un contrato que diga quién responde de ellas.

Qué preguntar a quien te venda un check-in online

Cinco preguntas. Y las respuestas valen más si están por escrito en el contrato que si están en una llamada:

• ¿Guardáis la imagen del documento? Sí o no.
• Si la guardáis, ¿dónde está alojada y en qué país?
• ¿Cuánto tiempo se conserva, y qué es lo que la borra?
• ¿Quién de vuestra empresa puede verla?
• ¿Esto me lo ponéis en el contrato, o me lo decís por teléfono?

Si eres huésped y has llegado aquí buscando esto

De tu documento no guardamos ninguna copia. Y los datos de tu registro no los tratamos por nuestra cuenta: el responsable es el hotel, y nosotros solo actuamos por encargo suyo. Si quieres acceder a ellos o que se borren, pídeselo al hotel.